Häng med och lär dig hur de förbättrade sitt kassaflöde med 1 miljon per år och fick kunderna att betala i snitt 5 dagar snabbare. Spänn fast säkerhetsbältet och börja scrolla!
Ledarbolaget har en webbaserad kunskapsportal som hjälper chefer att bli bättre på att coacha och utveckla sina medarbetare och team. Beslutsfattare som köper in produkten är främst VD och HR-chefer.
Det går bra för företaget och de växer med 20 % per år.
Ledarbolagets produkt är en abonnemangstjänst där kunden faktureras årsvis med 6000 kr.
De sköter all fakturering själv och årsvolymen är ca 12 000 fakturor. 80 % av fakturorna går med post och resterande skickas antingen via e-post eller med e-faktura.
Ledarbolagets kunder föredrar pappersfakturor, som står för den största delen av faktureringen. Och dessa fakturor föregås av ett intensivt arbete som involverar hela teamet, en skrivare, manuell kuvertering och påklistring av adresslappar, samt en tripp till posten.
Sen ska vi inte tala om påminnelsehantering och inkassokrav som administreras och skickas ut manuellt. Dessutom skickar teamet sällan fakturorna direkt, utan samlar dem till bestämda datum.
När man räknar med fasta avgifter som porto, genomsnittlig andel påminnelser och inkasso, samt den tid som läggs ner och timlönen för administratörerna, så hamnar Ledarbolagets årskostnad för hantering av fakturor på 264 600 kr.
Deras faktiska kredittid blir 54 dagar. Den förfallna kundreskontran uppgår till 10,8 mkr. Inte så pjåkigt, men det finns helt klart rum för förbättring.
Årsvolym: 12 000 fakturor
Fördelning: 80 % post, 10 % e-post, 10 % e-faktura
Andel som går till påminnelse: 15 %
Andel som blir kundtjänstärenden: 10 %
Kostnad administrativ personal: 300 kr/h
Portokostnad: 9 kr
Kostnad transaktion bankgiro: 1,5 kr
Snittid i distribution per faktura: 1 minut
Snittid i inbetalning per faktura: 1 minut
Snittid för påminnelser & inkasso per faktura: 2 minuter
Snittid i kundtjänst per faktura: 1 minut
Årsvolym: 12 000 fakturor
Fakturabelopp: 6 000 kr/st
= Kundreskontra: 72 mkr
Andel förfallet: 15 %
Faktisk kredittid: Förfallen Kundreskontra/Kundreskontra*360
Jürgen är en siffrornas man och roar sig med att sitta och laborera med kredittider och administrationstid på eftermiddagarna.
Tillsammans med sitt ekonomiteam sätter han målet att de initialt ska försöka minska kundernas betaltid med 2 dagar i snitt, vilket skulle ge en potentiell kassaflödesförbättring på ca 400 tkr per år.
Dessutom vill de korta ner tiden som de lägger på administration med hälften, främst för att frigöra tid för andra arbetsuppgifter.
= Kundreskontra: 72 mkr
Andel förfallet: 15 %
Bundet kassaflöde per dag = Förfallen kundreskontra/360
Förbättrad kredittid med 2 dagar = 2*Bundet kassaflöde/dag
Jürgen identifierar att den största potentialen i att få in pengarna snabbare, är att få ut fakturorna snabbare. Men han inser också att ju oftare de skickar fakturorna, desto mer utspritt jobb och längre omställningstider blir det för teamet. Tid som de inte har i nuläget.
Han börjar undersöka lösningar som kan hjälpa dem att få ut pappersfakturorna och påminnelserna snabbare. Snart hittar Jürgen avancerade kuverteringsmaskiner, men även tryckerier som erbjuder sig att ta hand om distributionen.
Även om kuverteringsmaskinen spar tid, så måste de ändå posta fakturorna nästan på daglig basis. Och tryckeriet måste få en fil med fakturorna levererade varje gång de ska skicka.
Som en joker i leken har Jürgen företaget FINQR. Deras mjukvara fungerar som en fakturamotor som kopplas på ekonomisystemet. Detta gör att man skapar fakturorna i sitt vanliga system, sen åker de automatiskt över till FINQR.
En av de många fördelarna med FINQR är att utskick av fakturorna sköts automatiskt, oavsett om det är via post, e-post eller e-faktura. Inte nog med det: påminnelser, inkasso och även bokföringen av betalningarna sker automatiskt.
Allt sker till den låga kostnaden av 7 kr/per fakturaservice.
Vanligtvis är Jürgen lite skeptisk till ”tekniska” lösningar, men fördelarna med FINQR och deras trevliga bemötande väger tyngre. Eftersom det är så enkelt att koppla på och av FINQR på sitt befintliga ekonomisystem, så är det lätt för Jürgen att utvärdera.
Jürgen och hela hans team blev stormförtjusta efter att de testat FINQR en månad. De fick så mycket tid över till att fokusera på andra mer krävande och roliga uppgifter. Dessutom ökade deras överblick och kontroll över faktureringen tack varje FINQRs enkla och tydliga uppbyggnad.
Och ja, siffrorna talar för sig själva. Efter ett år med FINQR, så minskade man kundernas betaltid med 5 dagar, vilket på slutraden innebär 1 miljon i förbättrat kassaflöde per år.
Och tack vare att FINQR automatiserar utskick, påminnelser, inkasso och bokföring, så lyckades de spara in nästan all administrationstid som de tidigare la på faktureringen.
Kommer du ihåg kostnaden som de hade för hade för sin fakturering tidigare? 264 600 kr per år var den. Tack vare FINQRs låga hanteringspris på 7 kr/fakturaservice, är Ledarbolagets årskostnad nu 84 000 kr. Alltså en besparing på 180 600 kr!
Vi gissar att du ställt dig själv frågan under tiden som du läst. Vad skulle ditt företag kunna tjäna på att använda FINQR för er fakturering? Du kan få en snabb uppskattning genom vår fakturakalkylator.
Är du nyfiken på att lära dig mer om FINQRs lösning, så är du välkommen att läsa mer på vår produktsida, eller boka en kort kostnadsfri visning. Visst hörs vi av? 😊