En obetald faktura kan snabbt bli en huvudvärk för ditt företag. Om din kund inte har betalat trots påminnelser, kan det vara dags att skicka fakturan till inkasso. Här går vi igenom när det är lämpligt, hur du går tillväga och vad du bör tänka på.
När kan du skicka en faktura till inkasso?
Du kan skicka en faktura till inkasso redan efter att betalning uteblivit, men vanligtvis brukar man även skicka en påminnelse. För att du ska kunna skicka ett inkassokrav krävs att:
- Fakturan ska ha förfallit
- Du bör ha skickat minst en påminnelse
- Kunden ska ha fått möjlighet att reglera skulden innan ytterligare åtgärder vidtas
- Att gå till inkasso för snabbt kan upplevas som aggressivt och påverka relationen negativt, men att vänta för länge minskar chansen att få betalt.
Så skickar du en faktura till inkassosteget
1. Kontrollera fakturainformationen
Säkerställ att uppgifterna är korrekta: belopp, förfallodatum, fakturanummer och kunduppgifter.
2. Skicka påminnelse
Skicka en skriftlig påminnelse med ny betalningsfrist. Vill du kan du redan i detta skede anlita ett inkassobolag som sköter påminnelseutskicket åt dig.
3. Skicka inkassokrav själv eller anlita en byrå
Du kan skicka ett inkassokrav på egen hand, men många företag väljer att anlita en inkassotjänst för att säkerställa att processen hanteras korrekt.
4. Överlämna fakturan till inkassobolag
Om kunden inte betalar trots kravbrev, lämnar du över fakturan till ett inkassobolag. De hanterar ärendet vidare och kan vid behov ansöka om betalningsföreläggande hos Kronofogden.
Vad ska ett inkassokrav innehålla?
- Information om skulden
- Ny betalningsfrist
- Information om vad som händer vid fortsatt utebliven betalning
- Inkassoavgift
Vad händer efter att du skickat till inkasso?
När ett inkassokrav är skickat finns några möjliga utfall:
- Kunden betalar hela beloppet och ärendet avslutas.
- Kunden bestrider kravet och ärendet kan gå vidare till rättslig prövning.
- Kunden ignorerar och inkassobolaget ansöker om betalningsföreläggande hos Kronofogden.
Risker att undvika
- Skicka inte till inkasso utan grund, det kan klassas som otillbörlig indrivning.
- Se till att du har korrekt dokumentation på din fordran.
- Undvik att agera för snabbt, en välbalanserad process ökar chansen till frivillig betalning.
Sammanfattning
Att skicka en faktura till inkasso är ett effektivt sätt att få betalt för utförda tjänster eller levererade varor så länge du följer rätt steg och agerar med eftertanke. Med rätt hantering skyddar du både ditt företag och kundrelationen.