Automatisera processerna på egen hand
RPA – Visst är det härligt med akronymer? Denna goding står för Robotic Process Automation, eller på ren och skär svenska: Robotstyrd processautomation. Det må låta avancerat, men låt dig inte bli avskräckt, med lite nyfikenhet kan du själv sätta upp din egen robot helt utan konsulthjälp.
I denna artikel kommer vi förklara vad RPA är, ge några exempel och visa vad det skulle kunna innebära för ekonomiavdelningens effektivisering.
Vad är Robotic Process Automation (RPA)?
Vissa verkar tro att det handlar om att släpa in en klassisk verkstadsrobot på den lediga skrivbordsplatsen mittemot. Men nej, fördelen med RPA är att du inte behöver en fysisk robot för att utföra arbetet. I detta fallet är det ett program som automatiskt utför processer i datorn som annars en medarbetare hade utfört. Man kan säga att roboten kopierar människans arbetsmönster och utför dem på samma sätt, fast mycket snabbare.
Det handlar om monotona, linjära och upprepande arbetsuppgifter där det inte krävs en människas tolknings- och analysförmåga. I vissa RPA-programvaror är det så enkelt att automatisera sina flöden, som att spela in vad man gör på skärmen och sedan göra lite manuella justeringar. Finns det lite intresse, så behöver man inte nödvändigtvis ta in dyra konsulter för att lösa enklare processflöden.
Skillnader och likheter mellan RPA och andra tidigare metoder för automatisering
Liknande företeelser eller delar av RPA har funnits ett ganska bra tag fast i lite annorlunda form. Vi tänker på exempelvis Excel-makron eller programmerade arbetsflöden som används inom bland annat marknadsföring och CRM-system, där man vill behandla och processa stora volymer data på ett speciellt sätt.
Så kallade ”screen scraping”-program som samlar data från applikationer och webbsidor har också funnits ett tag. RPA-verktyg är oftast en kombination av allt. Det lite speciella med RPA är också att du kan sätta roboten att arbeta i flera program och flytta data mellan dem.
Exempel på vad kan man använda RPA för
RPA är som nämnt fristående från den programvaran du använder. Du behöver alltså inte göra ingrepp i de system du använder, utan du lär en robot vad denne ska utföra i de olika systemen.
Även om det finns begränsningar för vad en robot kan utföra, så handlar detta oftast om analys, tolkning och ostrukturerade data i form av fritext. Allt annat som är mer förutsägbart kan den lätt arbeta med.
Det finns dock leverantörer som använder och experimenterar med AI i samband med RPA, något som går under akronymen CRPA (Cognitive Robotic Process Automtion) och som kan bli väldigt kraftfullt. Vissa RPA-leverantörer använder sig av så kallad NLP – natural language processing, taligenkänning och OCR (optical character recognition) för att läsa text och tolka ikoner under tiden som de arbetar. Men detta är fortfarande i sin linda.
Exempel på vad en RPA-robot kan göra:
- Logga in i ett program
- Koppla upp sig mot APIer
- Kopiera och klistra in data
- Flytta filer och mappar
- Extrahera och bearbeta data från dokument, formulär och e-post
- Läsa och skriva till databaser
- Samla in data från webben
- Göra uträkningar
Robotic Process automation i praktiken: skapa fakturor
Hur kan man då använda alla dessa fina glänsande funktioner i verkligheten? Ja, för att använda en sliten klyscha: ”bara fantasin sätter gränserna”. Du kan säkerligen komma på en rad flöden relaterade till ekonomi som du skulle kunna automatisera med en robot.
Vi har valt skapandet av fakturor som ett exempel. Detta arbetsflödet kan ju skilja sig åt en del mellan olika verksamheter. Och ibland har man till och med flera olika flöden som leder till en skapad faktura inom organisationen. Har man tur är dessa processer automatiserade genom integrerade programvaror. Men i många fall så innebär skapandet av en faktura mycket långtråkigt och tidskrävande manuellt arbete. Kort sagt: ett utmärkt område att koppla in en robot på.
I vårt fiktiva scenario tittar vi närmre på ett medelstort mjukvarubolag som säljer en abonnemangsbaserad produkt för företag.
Flödet – faktura för en abonnemangsprodukt
Innan RPA: När ett abonnemang sålts, så skapar säljaren en order i företagets CRM-system. 2 gånger i veckan kontrollerar ekonomiavdelningen alla nya ordrar i CRM-systemet och exporterar ut dem till en Excel-fil. Därefter kopierar de informationen från Excel-filen manuellt in till sitt ekonomisystem där de skapar fakturorna. När fakturan är klar så skrivs den ut, kuverteras, adresseras och postas.
Efter RPA: Ekonomiavdelningen skapar en robot, som hela tiden känner av om en ny order skapas i CRM-systemet. Så fort den känner av en ny order, så exporterar den ut datan till en excel-fil, som den därefter öppnar upp för att kopiera över till en faktura som den skapar i ekonomisystemet.
När fakturan är skapad, så skickar roboten ett mejl till en specifik mejladress som ekonomiavdelningen har koll på. I mejlet står att en ny faktura skapats, samt till vilken företag i ekonomisystemet som den är kopplad till.
”Förbättra inte processen, automatisera den”
Det kan vara frestande att tänka att man först vill strömlinjeforma sin process innan man robotiserar den. Och det kanske är behövligt i vissa fall, men i de flesta fall är det smartare att inte göra det. Man kan ju faktiskt automatisera ineffektiva processer, för att få dem ”mer effektiva”.
Det viktiga är att ha koll på hur processen ser ut. Istället för att lägga mycket tid på att effektivisera dem för människor, kan man automatisera dem med robotar. En medelväg för vissa processer kan även vara att delautomatisera dem, så att man behåller vissa steg med bearbetning av människor.
Programvaror för RPA
Det finns en del program därute, och vilket som man ska använda beror på vilka behov som finns. Vårt råd är att ta lite tid och läsa på om de olika lösningarna och se om de håller för de processer ni valt ut att automatisera. Om du bara är ute efter att experimentera lite med RPA, så kan UiPath vara en god idé eftersom det finns i gratis/testversion.
Här är de topp 5 mest populära RPA-verktygen enligt nätverket G2Crowd:
- UiPath
- Automation Anywhere
- WinAutomation
- Blue Prism
- Nintext Foxtrot RPA
Se listan och läs mer om verktygen här:
https://www.g2.com/categories/robotic-process-automation-rpa
Effekterna av att använda Robotic Process Automation för ekonomifunktionen
Att använda sig av RPA ger med relativt liten insats stor effekt för den enskilda medarbetaren, men även för företagets nyckeltal i stort.
- De sparar personalens tid, som sedan kan läggas på mer avancerade analytiska arbetsuppgifter.
- Saker utförs snabbare.
- Felmarginaler vid in- och utmatning av data minskas.
- Gamla legacy-system som inte kan integreras med varandra kan ”kopplas ihop” med hjälp av RPA, så att data kan röra sig mellan dem.
Många företag kan och bör hoppa förbi RPA
Vad nu? Avråder vi från RPA när vi spenderat de senaste spaltmetrarna till att beskriva hur det fungerar och vilka fördelarna är? Mja, vi avråder inte direkt från RPA. Det finns scenarier där det är på sin plats och kan underlätta otroligt mycket. Men samtidigt finns det sårbarheter, och mer moderna alternativ som vi tycker att man också bör överväga.
Ett uppenbart område där RPA verkligen behövs, är i äldre så kallade legacy-system där det inte finns något enkelt sätt att integrera med andra system. Då kan RPA fungera väl som en brygga mellan flera system, utan att någon utveckling behövs. Samtidigt finns det en inbyggd sårbarhet i RPA: om någonting ändras i processen, eller användargränssnittet i något program, så riskerar allt att sluta fungera. Det räcker att en knapp byter plats i ett system, eller att någon utför en arbetsuppgift på ett sätt som det automatiserade flödet inte har lärt sig, för att allting ska stanna upp.
Är ni en organisation som redan använder moderna molnbaserade mjukvaror, så finns det sällan behov av RPA för att exempelvis flytta data mellan plattformar. Då kan detta skötas automatiskt via integrationer genom så kallade Application Programming Interfaces (API:er).
I många fall behöver du inte ens kunna kod för att nyttja kraften av API. Det finns nämligen leverantörer som specialiserat sig på att skapa färdiga kopplingar mellan olika program. I vissa fall kan du även med hjälp av dessa kopplingar bygga dina egna flöden med ”drag and drop” för vad du vill ska hända mellan två eller flera program. Denna typ av tjänster går ibland under namnet iPaaS, som står för Integration Platform as a Service. iPaaS används ofta för att integrera olika molnlösningar, men kan även i vissa fall användas för att koppla ihop on premise-/legacy- och molnlösningar.
Exempel på vanliga tjänster där du kan anpassa integrationen mellan olika mjukvaror, utan att behöva koda:
- Zapier
- Automate.io
Fler varianter finns att läsa om på G2Crowd:
https://www.g2.com/categories/ipaas
Exempel RPA + API för automatiserad fakturering
Låt oss ta ett exempel med en bygghandel för proffs. Företaget har tre butiker och ett huvudkontor där ekonomi och administration sitter. Alla kunder köper sina varor på faktura.
Flödet ser förenklat ut så här:
Kund köper
Order skapas i lokalt program i butiken
Order mejlas till ekonomiavdelningen
Ekonomi stansar manuellt in orderuppgifter i en faktura i ekonomisystemet
80 % av kunderna vill ha brevfaktura.
Fakturan skrivs ut, kuverteras, adresseras, frankeras och postas 2 gånger i veckan.
20 % av kunderna får fakturan skickad till sig via e-post.
Påminnelser och Inkasso hanteras manuellt
När en faktura betalts, så bokför ekonomiavdelningen den i sitt ekonomisystem.
Ekonomiavdelningen automatiserar flödet
Målet som ekonomiavdelningen sätter upp är att förnya hela sin faktureringsprocess och enbart använda molnbaserade lösningar. Detta kommer dock ske över tid, men de vill automatisera så mycket som möjligt även under övergångsperioden. Den största utmaningen ligger i att byta ut orderhanteringssystemet. Deras ekonomisystem är redan molnbaserat.
Första steget innebär att bygghandeln köper in en molnbaserad tjänst för fakturadistribution. Fakturatjänsten kopplas ihop med deras molnbaserade ekonomisystem, så att skapade fakturor kan synkas över till fakturaprogrammet. När en faktura betalts, så bokförs den tillbaka i ekonomisystemet.
Under upphandlings- och övergångsperioden till ett nytt molnbaserat ordersystem, så använder man RPA för att skapa upp fakturorna i ekonomisystemet. Så fort en expedit i en butik har skapat en order, så mejlas den automatiskt till ekonomiavdelningen. Där tar en robot vid och öppnar upp pdf-filen, kopierar över alla fält till motsvarande fält i den fakturan som roboten skapar i ekonomisystemet. Därefter synkas fakturorna via API över till fakturasystemet.
Vill du lära dig mer om hur FINQR kan automatisera er fakturering på ett modernt sätt?
Oavsett om man pratar om RPA, CRPA, iPaaS, API eller någon av alla de andra fina akronymerna, så handlar det om en sak: att koppla samman och i längden automatisera för att spara och frigöra tid. Det är denna rörelsen som vi på FINQR är en del av.
FINQRs plattform kan synka med alla system som har ett API. Huvudfokus för vår plattform är att hjälpa företag till att få kontroll över, och optimera likviditeten. En stor del av detta arbete går att knyta till fakturering. Med FINQR hämtas dina fakturor automatiskt från ekonomisystemet. Vi tar hand om distribution, påminnelse, inkasso och bokföring tillbaka in i ekonomisystemet. Dessutom kan du vid behov finansiera fakturor direkt inifrån systemet.
Men det finns så mycket mer spännande med FINQR som kan hjälpa ditt företag att spara tid, pengar och koppla samman system. Vi berättar gärna. Läs mer om vår fakturaservice och boka en visning.
