Vikten av att arbeta med kassaflödet
En av det mest centrala aspekterna i om ett företag lyckas överleva eller inte är kassaflödet. Det nämns ibland siffror att en tredjedel av alla nystartade bolag försvinner inom tre år, och att likviditeten är en av de mest avgörande faktorerna. Att förbättra sin likviditet är alltså extra viktigt för nystartade bolag, men även något som etablerade verksamheter borde arbeta mer med.
Det spelar ingen roll hur bra produkt eller tjänst du har om du inte kan få till ett positivt kassaflöde. I denna artikel kommer vi gå igenom 17 tips för hur du kan arbeta med att förbättra företagets likviditet, både direkt och indirekt.
Är du redo för att boosta er likviditet? 😊
Psst. Du kan även ladda ner alla tipsen som en PDF-fil.
Dålig likviditet behöver inte betyda att man är ”pank”
Ladda ner tipsen som PDF
Vi reder ut ett vanligt missförstånd direkt. Man kan vara rik som en krösus, men ändå ha problem med att betala sina räkningar. Det handlar om att man bundit upp kapital, exempelvis i lager. Därför kan det behövas insatser för att stärka likviditeten för att kunna växa, trots att man har gott om ”pengar” i bolaget. Likviditeten är ju ett mått på ett företags betalningsförmåga.
Bättre likviditet vilar inte bara på ekonomiavdelningens axlar
Misstaget som många gör är att de tror att likviditeten är något som bara ekonomiavdelningen sitter med. Men faktum är att en positiv likviditet har att göra med många fler avdelningar och funktioner i ett bolag. Inköp, försäljning, marknadsföring, kundservice, HR, ledning – ja alla spelar de roll i ett företags likviditet mer eller mindre direkt.
Vad vi är ute efter är att vara så effektiva som möjligt i hur vi använder företagets resurser och skapa en väl fungerande kontantomvandlingscykel, så kallad Cash Conversion Cycle eller kassacykel. Hur lång tid tar det från inköpt råmaterial till att betalning för slutprodukten kommit in? Beroende på typ av verksamhet kan man räkna på detta på olika sätt.
Det är lätt att se att det finns många områden som kan påverka kassacykeln, exempelvis kredittider från dina leverantörer, kredittider till dina kunder, hur du tar betalt och hur säljcykeln ser ut. Hur företagets resurser hanteras involverar allt från personal och ledarskap till marknadsföring.
Ju bättre man är på att trimma sin CCC och resurshantering, desto bättre förutsättningar för en god likviditet. Det finns till och med företag som säljer innan de behöver betala leverantören och därmed får en CCC som ligger på negativt antal dagar.
1. Minska/se över utgifter
Det är inte bara strömmen av inkommande pengar som kan ses över. Hur ser företagets utgifter ut? En sanering och omförhandling av löpande avtal och utgifter kan göra under för likviditeten. Om du befinner dig i en tillfällig likviditetsdipp, vilka utgifter kan du senarelägga? Kan du kanske rentav sälja av onödiga tillgångar?
2. Få betalt snabbare
Ja, denna är ganska uppenbar. Men hur får man egentligen betalt snabbare? Det finns flera aspekter som samverkar, många av dem nämns i denna artikel. Det första steget kan vara att undersöka om du kan korta kredittiden.
Ställ dig frågan, kan du få kunderna att betala delar av beloppet tidigare? Inom byggbranschen är det vanligt med förhandsbetalningar av delar av beloppet. Inom tjänstebranschen tas det ibland ut förskott. Finns det utrymme att ge kunderna rabatt desto snabbare de betalar?
Om vi får lov att bli lite jäviga, så vill vi även tipsa om att använda en extern professionell aktör för er fakturering. Det är nämligen en vanlig effekt att kundernas betaltid minskar när man börjar använda en tredje part som fakturerar. Detta kan bero på olika saker, oftast handlar det om att hela faktureringsflödet blir snabbare och mer optimerat.
Det handlar även om att fakturamottagaren ”skärper sig” lite extra när de ser att fakturan hanteras av en annan part. Man blir helt enkelt lite extra noggrann med att betala, för att slippa påminnelser och inkasso. På FINQR kan vi exempelvis se att våra kunders gäldenärer i snitt betalar 5 dagar snabbare jämfört med tidigare. Detta är något som ger stora effekter på likviditeten.
3. Längre kredittid
Samtidigt som kortandet av dina kredittider är en åtgärd för bättre likviditet, så kan du göra det motsatta med dina leverantör. Att omförhandla till längre kredittider med leverantörer kan avhjälpa en ansträngd likviditet.
4. Förhandla, pruta
Närbesläktat med både att se över utgifter och förlänga kredittiden hos leverantörer, är det osvenska prutandet. Men det behöver inte handla om obehagligt råprutande som när du ska köpa en t-shirt på Rhodos.
Det räcker initialt att fråga efter bättre pris. Om du inte har provat detta kommer du bli förvånad över hur lätt det är att förhandla ner priser utan någon större arbetsinsats. Lyckades du förmedla denna mentalitet ut till alla medarbetare som är involverade i inköp ger det positiv effekt för likviditeten.
5. Sälja fakturor
Kärt barn har många namn, fakturafinansiering, fakturaköp, fakturabelåning, factoring. Att sälja eller belåna dina fakturor frigör kapital snabbt, oftast inom ett eller några dygn. Gemensamt är att de använder kundfordran som säkerhet. Vid factoring köper ett factoring- eller finansbolag din kundfordran i utbyte mot en ersättning, oftast i form av fast avgift + ränta. Läs gärna mer om FINQRs konkurrenskraftiga lösning för factoring.
6. Finansiera ordrar
Tidigare pratade vi om att fakturera delar i förskott. Det är vanligt vid projekt som sträcker sig över längre tid och som innebär större investeringar. Som ett alternativ till delfakturering, så finns orderfinansiering.
Du kan likna det vid fakturafinansiering, fast där du använder själva ordern som säkerhet istället för en kundfordran. Om du kan låna med en order som säkerhet kan det vara avgörande för om du kan ta en stor affär eller inte.
7. Lån och checkkredit
Som alternativ eller komplement till orderfinansiering och factoring, så finns företagslån och checkkrediter. En checkkredit används för att kortsiktigt finansiera ett företag. Vanligtvis betalar man en fast årlig avgift på den beviljade checkkrediten samt en fast eller rörlig ränta på det utnyttjade beloppet.
8. Fakturera oftare
Det är värt att se över dina faktureringsrutiner. Hur länge dröjer det från en order till att ni fakturerar? Varje dag som går innan fakturan skickas ut innebär förlängd kredittid för kunderna och sämre likviditet. Vi är medvetna om att distributionen av fakturor kan vara tidskrävande, speciellt om de skickas med posten och du måste sköta allt manuellt.
Det kan vara en god idé att kolla upp olika distributionstjänster för dina fakturor. Tänk på att välja en som synkar med ditt affärssystem, så kringgår du problemet att du ändå måste leverera fakturorna en och en eller via bulk i fil till distributören. Läs gärna mer hur FINQR Fakturaservice kan hjälpa dig med att automatisera din fakturering.
9. Påminnelser och inkasso
Om man inte får betalt i tid agerar man i princip bank åt sina kunder. Se det som att du ligger ute med ett lån till dina kunder – ett lån som i vissa fall inte ens ger ränta. Påminnelser och inkasso är ett känsligt område för många företag. Och med all rätt, för man ska vara rädd om sina kundrelationer.
Men för att få en bättre likviditet så är påminnelser och inkasso viktiga hjälpmedel. De hjälper ju båda till med att korta din kontantomvandlingscykel. Så skickar du inte påminnelser för obetalda fakturor, börja med det. Vänta inte heller med att skicka påminnelserna, varje dag leder till försämrad likviditet. Om du vill läsa mer om hur påminnelser och inkasso fungerar i praktiken, kan du ladda ner vår guide här.
För att göra ärendet mindre känsligt och dessutom snabba upp processen, så föreslår vi att du anlitar någon som tar hand om dina påminnelser och kravhantering. Då blir det en part mellan dig kunden, som fungerar likt en skyddande barriär för eventuell badwill. Om du är nyfiken på kravhantering för att förbättra likviditeten, kan du läsa om FINQR Inkasso här.
10. Se över preliminärskatten
Ibland förbisett, men kraftfullt. Hur ser era skatteinbetalningar ut? Hur väl stämmer preliminärskatten överens med verkligheten? Går det att justera för att förbättra likviditeten?
11. Hyr, leasa och avbetalning
Ett klassiskt knep för att minska belastningen på likviditeten. Genom att hyra, köpa på avbetalning eller leasa delar du upp kostnaderna över en längre tid och anstränger inte likviditeten i onödan.
12. Likviditetsplan – förutspå känsliga perioder
Resultatbudgeten hör till vanligheterna, men inte alltid en likviditetsbudget eller likviditetsplan. Upprätta en sådan för hela året och se över den varje månad. Genom skapa en prognos för din likviditet under året kan du också lätt se vilka månader som du antagligen kommer behöva genomföra extra likviditetsstärkande åtgärder.
13. ROI på säljfrämjande insatser
Lika väl som vi talar om kontantomvandlingscykeln för inköp och försäljning, lika väl så kan vi prata om hur lång tid investeringar i sälj och även marknadsföring tar innan de betalar sig. Detta kan även hjälpa dig i att prognostisera likviditeten.
Det är ju stor skillnad på om en säljfrämjande aktivitet betalar av sig eller ej, samt om den betalar sig inom 1 månad eller 6 månader. Det ena behöver inte nödvändigtvis vara bättre än de andra, bara du har koll på vad som gäller och tar höjd för det i planeringen och budgeteringen.
Det mest grundläggande är att spåra om säljfrämjande insatser över huvud taget betalar sig. Förväxla inte säljfrämjande insatser med exempelvis varumärkesbyggande, som förvisso kan ha ökad försäljning som slutmål. Men denna typ av insatser är svårmätta och har oftast en längre tidshorisont än direkt säljfrämjande insatser.
14. Se över prismodell
Detta kanske inte är den första åtgärden man tittar på för att förbättra sin likviditet, men den kan helt klart vara kraftfull. Det är vanligare att man justerar prismodeller inom tjänster och mjukvaror. Att ändra hur man tar betalt inom exempelvis detaljhandeln är av förklarliga skäl svårare.
Exempel på förändringar inom prismodeller kan vara att gå från engångskostnad till abonnemangsbaserat, från fasta kostnader till rörliga kostnader baserat på användning. Andra exempel är pris baserat på organisationsstorlek, omsättning, antal anställda m.m.
15. Vårda kundrelationer
Lika väl som likviditet inte bara handlar om pengar in, utan även pengar ut, så handlar de inte bara om de sälj som blir av, utan även om de som inte blir av. Det är ju ett vanligt talesätt att det är dyrare att hitta nya kunder än att behålla de gamla. Oförutsedd Churn (kundtapp) är en aspekt som påverkar din likviditet negativt.
Att förutspå churn är inte det lättaste, och beror mycket på vilken bransch du är i. Men som för det mesta handlar det om att föra statistik, och på så sätt kunna upptäcka trender. Statistik och trendanalys för kundtapp kan med fördel även kompletteras med löpande NPS-undersökningar (Net promoter score), eller andra typer av kundundersökningar som kan visa på förhöjd risk för churn.
För att minimera churnen så är en god kundservice A och O. Kombinerar du dessutom den med ett proaktivt handlande med ”punktmarkeringar” av kunder med risk för churn, så kommer din likviditet tacka dig i längden.
16. Merförsäljning, Up och
Cross selling
Vi använder samma visdomsord en gång till ”Det är dyrare att hitta nya kunder än att behålla de som du redan har”. Om inte merförsäljning, ”uppförsäljning” eller korsförsäljning redan finns i din plan, kan det vara värt att ta en titt på det. Det beror givetvis på vilken bransch du är, men de flesta har möjligheter till att antingen sälja mer av något till en kund, eller sälja relaterade tjänster eller varor.
17. Talent management
Vi har varit inne och snuddat på ämnet i tidigare punkter. Egentligen så är alla metoder beroende av den mänskliga faktorn. Vi behöver knappast påpeka skillnaden i utkomst av exempelvis en prisförhandling om förhandlaren är van eller ovan.
Ett vanligt begrepp inom strategisk HR är talent management. Här handlar det om att attrahera och utveckla talang inom bolaget. Och det kan tyckas ganska uppenbart att ju bättre ett företag är på att utveckla sin personal, desto positivare effekt får det på likviditeten. Ändå är det långt ifrån högst på tapeten för företag att utveckla sina medarbetare. Tänk själv vilka effekter medarbetarutveckling kan få på processer som avtalsförhandlingar, försäljning och kundservice.
Talent management behöver inte bara handla om att utveckla medarbetarens kunskaper och färdigheter. Det kan även handla om att frigöra deras tid från sådant där deras talang inte kommer till sin rätt. Inom ekonomi talar man ibland om mätvärdet ”profit per employee”, där det är vanligt att man arbetar med att frigöra tid för medarbetarna att arbeta med immateriella tillgångar, som blir allt viktigare och skapar konkurrensfördelar. Det är här digitaliseringen och automatiseringen kommer in i bilden.
På FINQR är vi experter på att automatisera ekonomiavdelningens arbete i samband med fakturering. Men det finns givetvis många fler avdelningar inom företaget som kan få administrativa uppgifter automatiserade, så att medarbetarna kan lägga all sin fokus på mer komplexa värdeskapande aktiviteter.