Är ekonomiavdelningen nyckeln till allt?
Oftast sitter de i ett fönsterlöst rum, omgivna av moderkort och kaffemuggar med underfundiga tryck. Gärna iförda en ironisk t-shirt och med ett besvärat ansiktsuttryck. Vi talar givetvis om IT-avdelningen. Eller snarare om den stereotypiska uppfattningen av dem.
Lyckas man brygga ekonomi- och IT så finns många trevliga effekter att vänta, och säkerligen ett par skratt också. I denna artikel kommer vi gå igenom hur de båda funktionerna kan samarbeta för att effektivisera ekonomiavdelningens processer och spara tid samt öppna upp möjligheter för samarbete med flera avdelningar.
Är det verkligen IT som du ska prata med?
Vad vi pratar om i denna artikeln är hur ekonomiavdelningen kan arbeta med organisationen för att skapa ett starkt och smidigt ekosystem av verktyg för ekonomin i bolaget. Men det är inte alltid IT-avdelningen som ekonomi bör samarbeta med för att uppnå detta. Och på många företag finns inte ens en IT-avdelning, utan ansvaret är mer fragmenterat.
Har man en IT-avdelning rör det sig oftast om större bolag, där man kanske till och med har IT-ekonomer som fungerar likt en brygga mellan olika avdelningar, ekonomin och IT-infrastrukturen.
Vinsten med att se över systemen som har med ekonomi att göra?
Varför ska man då se över sina system som är kopplade till ekonomin i företaget? Det finns flera anledningar, och alla är inte direkt knutna till ekonomi. De kan även handla om kundupplevelse, marknadsföring, samt effektivitet och snabbhet inom organisationen.
En central del, som man ofrånkomligen måste se över i denna typen av projekt, är olika processer kopplade till ekonomin. Processerna kan ju spänna över flera system, vara manuella och/eller digitala och ibland vara fristående från system. Ibland kan det vara så att man har smidiga system, men processerna som är knutna till dem skapar problem och flaskhalsar.
Några vanliga effekter av processarbete:
- Ökad inblick och förståelse för ekonomifunktionen bland andra avdelningar
- Man öppnar upp ekonomiprocesser för kundservice, sälj och marknadsföring
- Bättre överblick över företagets ekonomi
- Sparad administrativ tid
- Effektivare och ibland färre processer
- Minskade kostnader
- Nya insikter och underlag för analys
- Nya möjligheter för teknik och utveckling
Hitta nyckelpersoner och kartlägg vilka system och processer ni har
Hur ska man då börja för att kunna kartlägga allt och ta reda på vilka insatser som behövs eller vilka möjligheter som finns? Vissa föredrar att börja med att hitta nyckelpersoner inom företaget. Andra börjar med systemen. Några fokuserar på processer som de känner till, och grenar därefter ut i vilka program som används och vem som är ansvarig för dessa.
Ett tips är att rita upp en processkarta och systemkarta. Systemkartan visar på alla system som används av, och knyter an till ekonomiavdelningen, samt om de interagerar med varandra. Här noteras även vem som är systemansvarig.
Parallellt eller tillsammans med systemkartan bör du också rita upp en processkarta som beskriver olika processer där ekonomiavdelningen är helt eller delvis involverad. I processkartan noteras vilka system som används, samt vilka avdelningar/nyckelpersoner som är involverade. Om möjlighet ges kan process- och systemkartan göras till en karta, för att illustrera hur de samverkar.
Vanligtvis är det fler parter involverade i systemen, och många gånger finns ingen central samordning på företaget. Hur ska man då tänka och vem ska man ta hjälp av? Har man tur finns det så kallade systemägare, som ansvarar för ett specifikt system inom företaget. Och är de inte uttalade, så finns det oftast någon som är informellt ansvarig för ett visst system.
Vilka processer ska ni fokusera på och varför?
Det är lätt att ett sådant här projekt snabbt växer och blir för komplext. Därför är det viktigt att efter ni kartlagt personer, system och processer, så måste ni prioritera vilket område ni ska lägga fokus på först.
Ibland har man stenkoll på var flaskhalsarna finns och vilka processer man ska fokusera på. Och ibland krävs lite detektivarbete och kartläggning för att hitta trånga sektorer. Det behöver inte heller enbart vara problem som ska lösas, det kan också handla om ren utveckling och modernisering av processer.
Oftast handlar det om att datorisera, digitalisera, automatisera och/eller att optimera hela och delar av processer. Vissa steg och processer kan befinna sig ”utanför datorn”, andra utförs manuellt men digitalt och så vidare. Det gäller att märka upp processer och dess steg med dessa stämplar, för att kunna se samverkan och diskutera hur de kan utvecklas.
Några vanliga processer och områden som kan ses över:
- Business Intelligence
- Budget, prognos och utfall
- Lön
- Inköp
- Inkommande fakturor
- Artikel- och produktregister
- Avtalshantering
- Försäljning
- Orderhantering
- Utgående fakturor
- Bokföring
Att effektivisera utanför boxen
En av fördelarna med att kartlägga både processer och system är att ni kan fånga upp förbättringspotential som sträcker sig utanför enskilda system och processer
Vi kan ta faktureringsprocessen som ett exempel. Denna process kan innehålla eller knyta an till system för kontraktssignering, orderhantering, bokföring och externa distributörer samt inkassobolag. Men processen kan även ses som att den angränsar till andra processer inom marknadsföring och försäljning.
Man kan jobba med att effektivisera varje enskilt steg, men man missar mycket av potentialen om man inte höjer blicken och ser hur de olika stegen hänger samman. Kan ni exempelvis få olika system att prata med varandra, kanske rentav automatisera delar av processen? Detta tankesätt kan även användas för att undersöka om man kan knyta ihop olika processer med varandra.
Ringar på vattnet med att koppla samman allt
När man arbetar med sina processer och system, och låter arbetet gå utanför ekonomiavdelningen, så får man helt andra möjligheter till analys och samarbete.
Marknadsavdelningen kan exempelvis kommunicera med kunderna via fakturan och basera budskapen på exempelvis tidigare köp- och betalhistorik. Eftermarknad kan få realtidsstatistik på kundvärden över tid, betalningsförmåga och kredittider. Försäljning kan få statistik på vilka segment som har högre andel flerköp och merköp.
För att kunna möjliggöra denna typ av ringar på vattnet, så gäller det att olika system kan prata med varandra. Allt behöver inte ligga hos en leverantör, och det är få system som kan täcka in alla områden. En bättre lösning är oftast att köpa in moderna system som har integrationsmöjligheter via så kallade APIer. Är man ”fast” i vissa äldre system, kan det ändå gå att få dem att prata med andra system genom så kallad Robotic Process Automation.
Förslag på hur du går vidare
Att börja se över sina system och processer kan verka överväldigande till en början. Tricket är att dela upp det i mindre steg och ta hjälp av olika delar av organisationen., som sedan kan hjälpa dig att få ut förändringarna i verksamheten.
- Kartlägg era processer med tillhörande system och nyckelpersoner. Identifiera om olika steg är analoga, datoriserade, digitaliserade, manuella eller automatiserade.
- Utifrån kartläggningen, identifiera förbättrings- och utvecklingsområden. Var kan ni spara tid, arbete och pengar samt skapa fördelar för andra i organisationen?
- Involvera IT, systemägare och användare för att diskutera ifall hela eller delar av processen kan utvecklas. Utöka diskussionen och se hur olika processer och system kan kopplas samman.
- Enas kring ett antal utvecklingspunkter som ska genomföras och inom vilken tidsram.
- Sätt tydliga mätbara mål för vad ni vill uppnå med förändringarna.
- Räkna på besparingspotentialen och sätt det i relation till kostnaden, för att se hur lång tid ni har till önskad ROI.
- Följ upp förändringsprocessen löpande för att tidigt identifiera problem. Vänta inte tills projektet är ”klart”.
Vi hjälper er gärna med automatisering av ekonomifunktionen
På FINQR brinner vi för att hjälpa företag med att optimera sin likviditet. Verktygen för att lyckas med detta är vår faktureringsmotor som är ihopkopplad med inkasso, finansiering och bokföring av inbetalningar. Tillsammans skapar de FINQR-plattformen som används av små och stora företag och föreningar.
FINQR-plattformen går att integrera med de flesta ekonomi- och affärssystem, och processen för integrationen är för det mesta mycket snabb och enkel.
Några av effekterna av att börja arbeta med FINQR:
- Kortade kredittider och Bättre likviditet
- Ökat engagemang & Kundlojalitet
- Mindre administration och Sparad tid
- Bättre överblick och inblick i kundreskontra
