Det känns som att allt från lågstadieelever, till pensionärer numera slänger sig med fraser som big data, prediktiv analys och beslutsstödsystem. Och visst händer det mycket inom beslutsfattande. En av de största anledningarna är att området har blivit än mer IT-drivet. En annan anledning är att mängden information konstant ökar, och beslut fattas baserat på information … eller?
Hur står det egentligen till med dagens organisationer och deras beslutsfattande. Vet vi hur beslut fattas i våra egna företag? Gör vi verkligen på bästa möjliga sätt? Och vilken roll spelar människan i kombination med tekniken i beslutsfattandet? Vi möter upp med beslutsdoktorn Ari Riabacke för att bringa klarhet i frågorna. Vi menar, vem är mer lämpad att svara om inte en doktor i risk- och beslutsanalys?
Vad är det som styr, och vad skadar organisationers beslutsfattande?
Information och system i all ära, men enligt Ari styrs en stor del av dagens beslut i organisationer av något så mjukt som kulturen. Den spelar större roll än information, analys och processer. Och en av de största faktorerna som skadar organisationers beslutsfattande är avsaknaden av processer. Ofta kan man fatta bra beslut, men sedan händer inget mer. Bra beslut är ju som känt ganska värdelösa utan genomförande.
Enligt forskningen är processerna för hur beslut fattas sex gånger viktigare än analysen. Trots vetskap om detta så lägger vi idag alldeles för mycket tid och resurser på analysen. Processerna lyser med sin frånvaro. De behöver inte vara avancerade, men de behövs.
En process för beslutsfattande bör alla ha på plats, och den bör minst innehålla de här komponenterna:
- Vem som ska fatta vilka beslut
- Tydligt med vilket underlag som behövs
- När ska beslutet fattas
- Vad ska göras efter att ett beslut är taget
- Uppföljning
Vi lägger för mycket tid på mindre viktiga beslut
Hastigheten i beslutsfattande är också en viktig aspekt. För att man ska lyckas så är processerna en bidragande faktor, i kombination med framtagandet av rätt beslutsunderlag. Men det finns en annan aspekt som ofta förbises, elefanten i rummet: vilket/vilka beslut är egentligen det viktigaste?
En annan viktig del är att man sällan har koll på vilka som är ens viktigaste beslut på kort och lång sikt. Som ett resultat lägger man för mycket tid på beslut som är mindre viktiga och alldeles för lite tid på de som är viktigast.
Tyvärr läggs ofta alltför mycket tid på mindre viktiga, ibland helt obetydliga beslut.
Hur står det till med självbilden, och hur påverkar den besluten?
Individen kan ha en relativt bra insikt i hur denne fattar sina beslut, men vad händer när vi tittar på beslutsfattande inom en hel organisation. Vet medarbetarna själva hur beslut fattas i organisationen, och stämmer det överens med verkligheten? Vilka effekter kan det få på organisationen i stort.
Ari menar att organisationer generellt sett har en övertro till sin förmåga. De tror oftast att de är bättre på att fatta beslut än vad de egentligen är.
… och de flesta har förvånansvärt dålig koll på hur beslutsfattandet de facto går till, ”alla vet” säger man, men när vi t.ex. kör workshops på temat så märker man efter en kvart att mycket av beslutsfattandet är av ad hoc-karaktär.
Mycket av problemet kring felaktig självbild kan lösas med det som vi nämnt tidigare: att ta fram en faktisk beslutsprocess. Alltså: inte bara fokus på hur beslut fattas, utan även hur de ska genomföras. Men hur påverkas självbilden och beslutsfattandet om organisationen blir mer transparent?
Vi frågar Ari om vad forskningen säger kring denna typ av transparens i beslutsfattande och hur det kan påverka besluten. Det gäller att undvika vad som kallas för anchoring-effekten när man använder sig av denna typ av direkta transparens. Risken är att diskussionen ankras upp utifrån vad någon sagt bara för att de är chef eller ledare, och att beslutsfattandet och diskussionen blir skev.
Rent generellt är det så att ska man vaska fram (eliciterar) vad var och en i en grupp tycker, tänker och vill i en speciell fråga eller situation när ett beslut ska fattas, så ska var och en skriva ned sina ”synpunkter” innan man visar korten eller diskuterar med varandra.
Tipset är alltså låta alla skriva ner sina tankar, synpunkter och ställningstaganden i förväg. På så sätt undviker man ”hierarkisk påverkan”, t.ex. att en stark röst tar kommandot och styr diskussionen eller beslutet åt ett visst håll innan alla fått komma tilltals.
Kommer A.I automatisera allt beslutsfattande?
Artificiell intelligens i samband med beslutsfattande är rykande hett. Och utvecklingen har kommit längre och används i högre utsträckning än vad många tror. Kombinationen av stora mängder data som kan användas som beslutsunderlag, tillsammans med allt skarpare artificiell intelligens, är något som vinner mark inom områden såsom finans, medicin, marknadsföring och juridik.
Men hur mycket av vårt beslutsfattande kommer vi att kunna outsourca inom den närmsta tiden. Kommer människans roll fasas ut, och alla beslut fattas ”objektivt” med hjälp av algoritmer?
Där är vi redan, att många beslut har automatiserats – och det är bra. Däremot kommer vi aldrig nå den punkten att alla beslut går eller ska automatiseras. Människans roll kommer alltjämt vara viktig i de beslut som inte är av repetitiv karaktär, dvs. att de bara dyker upp i sin tappning endast en gång, de är unika.
Hur ser det ut inom branschen för ekonomiska och finansiella tjänster vad gäller beslutsfattande? Visas områden har kommit långt medan anda knappt har börjat. Det är lätt att tro att allt som har med ekonomiska beslut handlar om siffror, och skulle kunna skötas bättre av en känslokall dator. Men stämmer det verkligen? Ari menar att man även i ekonomiska beslut måste ta med mjuka och långsiktiga värden.
… rent generellt så måste man se till den större bilden i en större omfattning, dvs. att man inte kan slaviskt följa ”regler och axiom” utan måste t.ex. ta med mjuka och långsiktiga värden även i ekonomiska kalkyler vilket ställer till det för dem som har en mer traditionell approach.
Det verkar som att det vinnande receptet, i alla fall inom en överskådlig framtid, kommer vara att lyckas kombinera det mänskliga med det digitala. Ari menar att det finns branscher och företag som är bra på att ta till vara på underlag från beslutsstödsystem, och de har lyckats eftersom det gjort det som en del av organisationens kultur.
Jag har sett många fall där man inte lyckats få folk att förstå det klassiska ”what´s in it for me” för att man haft för stort fokus på tekniken och alldeles glömt bort människa, organisation, kultur, etc.
Alla måste förstå varför systemen finns, hur de fungerar och på vilket sätt som de kan hjälpa. Ledare måste föregå med gott och exempel, och man måste aktivt prata om det. Det spelar ingen roll om du har de bästa systemen, om inte människorna använder dem.
