Fördelarna med modern digitaliserad fakturering

En enkel introduktion till vad digitalisering och automatisering av faktureringen innebär

Vad menas egentligen med modern fakturering? Och hur skiljer det sig från traditionell? Hur digitaliserar man sin faktureringsprocess och går det verkligen att automatisera allt?

I denna artikel rätar vi ut frågetecknen och ser om en modernare faktureringsprocess kan vara något för er.

Den traditionella faktureringen

Vad som är traditionellt är helt en fråga om referenspunkter. Den vanligaste definitionen av en traditionell faktureringsprocess är att den innebär mycket manuellt arbete, i kombination med minst 1-2 datorprogram.

En traditionell faktureringsprocess i sin enkelhet innebär följande steg:

1. Skapande av order och faktura

Det första datorprogrammet som är involverat i den traditionella processen är ett ekonomisystem där skapandet av fakturor sker. Det andra programmet som är vanligt förekommande är när man har någon form av ordersystem där underlag för fakturor, eller själva fakturan skapas. Vid separat ordersystem, så måste informationen flyttas manuellt till ekonomisystemet.

2. Distribution av faktura

Är man helt analog så skickas fakturorna enbart som brevfaktura. Det är inte ovanligt att utskrift, kuvertering, adressering och postning sköts av ekonomiavdelningen själva. Ibland skickar man även fakturorna en och en som bifogad pdf i ett mejl.

3. Påminnelser och övrig kundservice

Det är ett tidskrävande arbete att bevaka inbetalningar och se vilka fakturor som förfaller, samt påminna kring uteblivna betalningar. Ovanpå detta tillkommer frågor från kunder om fakturainnehåll och belopp. Inkassoärenden kan också läggas till denna punkt, även om många företag undviker det av rädsla för att stöta sig med sina kunder.

4. Bokföring av inkommande betalning

När betalningen tillslut kommit in så bokförs den, vanligtvis i samma ekonomisystem som användes för att skapa fakturan. Har man en koppling mellan sitt ekonomisystem och banken, så sker hanteringen smidigare.

Metoder för att effektivisera faktureringen

Vanligtvis har man inte en fullt så traditionell faktureringsprocess som den vi precis beskrivit. Många använder underleverantörer för de olika stegen. Det kan exempelvis handla om samarbete med tryckerier som sköter utskrift, kuvertering och distribution av fakturorna till posten. Det kan även handla om samarbete med inkassobolag för de fakturamottagare som inte betalar sina fakturor.

Digitalisering av fakturering

Nästa steg efter att använda sig av ”analoga” underleverantörer, brukar vara att titta på olika programvaror som kan hjälpa till med det manuella arbetet.

Ibland ersätts manuella underleverantörer av programvaror, ibland använder man en kombination. Exempel kan vara att tryckeriet sköter distribution av brevfakturor, medan du använder en programvara för att distribuera fakturor via e-post och kanske en tredje programvara för att skicka e-fakturor.

Automatisering av fakturering

Automatisering räknas ofta in som en del av digitaliseringen, och det är ett område som det händer mycket inom. Att automatisera faktureringen kan göras på flera nivåer, dels inom en specifik process, men även mellan flera olika processer som knyts samman. Nedan ger vi några exempel på delprocesser som kan automatiseras, och hur man kan se det ur ett ännu större perspektiv.

Automatisering av fakturaskapande

En av de processer som man oftast börjar med att automatisera är fakturaunderlaget. Om alla fakturor skapas direkt i ekonomisystemet, så är det ofta frid och fröjd och inget behöver göras. Har man däremot ett separat ordersystem, så brukar fokus ligga på att koppla ihop detta med ekonomisystemet på något sätt.

Om du arbetar med modernare leverantörer, så har de vad som kallas för API, vilket gör att olika program kan prata med varandra och skicka information fram och tillbaka. Detta kan användas för att skicka data från ett ordersystem till ekonomisystemet. Saknas APIér kan man ändå automatisera med vad som kallas för RPA (Robotic Process Automation), vilket enkelt förklarat innebär att man lär ett litet datorprogram att utföra de manuella stegen automatiskt. Om du vill veta mer om RPA kan du ta en titt på vår artikel här.

Automatisering av distribution av fakturor

I ett tidigare stycke tog vi som exempel att ett tryckeri hjälper till med postade fakturor, och två andra programvaror används för e-postfaktura och e-faktura. Fortfarande krävs manuellt arbete genom att distribuera fakturafilen till tryckeriet, och att själv skapa e-postfakturor och e-fakturor i respektive program.

Processen skulle istället kunna automatiseras, så att informationen om fakturorna skickas i realtid från ekonomisystemet till både tryckeriet och de två programvarorna som används för e-post och e-faktura. Detta kan exempelvis göras genom APIér som vi tidigare nämnt.

Det finns inte bara mycket tid att spara med denna automatisering, du får även potentiellt sett in pengarna snabbare eftersom en faktura skickas så fort den skapats, istället för att behöva vänta på att skickas med en batch. Det mest optimala är givetvis om du kan använda en och samma programvaruleverantör för distribution av fakturorna, oavsett vilken kanal de går genom. Då ökar din kontroll och du får en tydligare överblick.

Automatisering av påminnelser och inkasso

Ett annat exempel på vad som kan automatiseras är påminnelser och inkasso. Istället för att själv hålla koll på alla skickade fakturors förfallodatum och kontrollera bankkonton (eller ekonomisystem om det är synkat med din bank), så finns det även här programvaror som automatiskt kan kontrollera fakturor och inbetalningar. Om en betalning uteblir, så skickar programmet själv ut en påminnelse till fakturamottagaren. Skulle betalning fortfarande utebli, så kan programmet automatiskt gå vidare med inkassokrav.

Vårt tips är att försöka kombinera fakturadistributionen med påminnelse- och inkassohanteringen i en och samma lösning eftersom de ligger så nära varandra i faktureringsprocessen. Ju mer du samlar av distributionen, desto tydligare blir överblicken över din kundreskontra.

Automatisering av bokföringen

Att automatisera delar eller hela bokföringen är en dröm för många. Det finns olika grader av automatiserad bokföring. Eftersom vi i denna artikel fokuserar på fakturering, så är det den delen av bokföringen som vi fördjupar oss i.

Utgångsläget är många gånger att inbetalningarna hamnar hos banken, därefter får man sitta och pricka av dem manuellt i sitt bokföringssystem. Ett mellansteg till automatisering kan vara att exportera inbetalningar i bulk från sitt bankkonto till en fil och sedan importera den i sitt ekonomisystem.

Det första steget i automatisering av bokföringen handlar om att koppla upp sitt ekonomisystem mot banken, och på så sätt automatiskt pricka av inkommande inbetalningar. Redan här har man sparat mycket tid. Nästa steg är att ta tag i alla omatchade inbetalningar som kommer in. Det kan handla om felaktigt inmatade OCR-nummer eller belopp. Genom att ha programvara som identifierar felaktiga inbetalningar och informerar dig om det har du sparat ytterligare värdefull tid.

Effekter av att modernisera faktureringen

Den vanligaste effekten i samband med automatisering är föga förvånande tidsbesparing. Arbetstiden som medarbetarna lagt på manuella steg, är nu frigjord och kan investeras i andra delar av verksamheten. Men det finns så många fler potentiella effekter av att modernisera faktureringen, om det görs på rätt sätt.

Sparade pengar är en annan effekt. Det kan handla om lägre kostnader för distributionen av fakturorna genom att samarbeta med en leverantör. Personalkostnader är ett annat uppenbart område. Men det kan också handla om förbättrad likviditet genom att fakturorna distribueras snabbare och att kredittiden kortas genom ett väloljat maskineri.

Att koppla ihop flera system och processer ger inte bara sparad tid och pengar, de öppnar även upp möjligheten för bättre överblick och kontroll. Genom integrationer har du möjlighet att hämta data från flera ställen och sammanställa den för en tydligare överblick och analys. Exempelvis kan man tydligt se och visualisera andel påminnelser, inkasso och förfallen kundreskontra.

Kundrelationerna brukar också stärkas som en effekt av digitalisering och automatisering. Dels för att faktureringen över tid blir mer förutsägbar för kunden, men även för att utställaren av fakturan har bättre förutsättningar för att ge god service genom sin ökade överblick och kontroll över faktureringen.

Vissa faktureringstjänster ger även möjlighet att arbeta med varumärkesbyggande genom att infoga anpassade budskap direkt i fakturan, oavsett om den är digital eller utskriven. Samlar man sin fakturering hos en leverantör, så finns ibland även möjligheten till en fakturaportal som mottagarna kan logga in i för att få överblick över sina fakturor. I denna portal kan man också arbeta med kundservice i form av varumärkesbyggande, svara på vanliga frågor, samt ha tydliga kanaler för support.

Sammanfattning, effekterna av att modernisera faktureringen:

• Spara pengar
• Förbättra likviditeten
• Frigöra tid för medarbetare
• Bättre överblick över kundreskontra
• Bättre kontroll på faktureringsflödet
• Underlag för analys
• Snabbare faktureringsprocess
• Bättre kundrelationer

Tips för att gå vidare

Det kan kännas överväldigande när man först börjar med sitt moderniseringsprojekt av faktureringen. Vi hoppas att det känns lite mindre skrämmande efter att du läst denna artikel. Vi har två förslag för dig som vill veta mer och gå vidare med att undersöka möjligheterna för att göra er fakturering smidigare.

Ladda ner vår kostnadsfria digitaliseringsguide

Vi har sammanställt några av våra bästa tips för dig som vill digitalisera ekonomiavdelningen utan att få huvudvärk. Vi förklarar vanliga termer, hur du ställer krav på leverantörer och vad som är viktigt att tänka på.

Hämta guiden

 

Få svar på dina frågor kring automatiserad fakturering

På FINQR brinner vi för att hjälpa företag till optimerad likviditet. Kärnan i vår verksamhet är vår plattform för fakturering och finansiering.

Du kan koppla på FINQR oavsett vilket ekonomisystem du använder. Sedan är du igång med din automatiserade fakturering, påminnelser, inkasso och bokföring av inbetalningar. Visst låter det smidigt? Vi svarar gärna på dina frågor och berättar mer.

Läs mer och Boka möte