Del 1 i vår serie om optimering av din fakturering
I denna artikel kommer vi gå igenom hur du kan tänka när du bygger upp ett flöde för distribution av dina fakturor. Vilka kanaler finns det? Hur ska man tänka kring leverantörer? Och vilka är de vanliga fallgroparna?
Få vår kompletta guide kostnadsfritt
Denna Artikel är en del av vår artikelserie om hur du optimerar hela faktureringsflödet. För att få allt samlat på ett ställe kan du ladda ner hela serien som en pdf-fil.
Förutsättningen för att kunna automatisera faktureringen
Det vanligaste scenariot vi stöter på är att fakturan skapas i kundens affärssystem. Men datakällorna som ligger till grund för fakturan kan vara spridda över flera system, ibland kräva manuella steg, och beror bland annat på bransch, typ av produkt och/eller tjänster, attestflöden och försäljningskanaler.
Vanliga system som samspelar med affärssystemet när det handlar om fakturaunderlag är exempelvis system för e-handel, ordrar, försäljning samt projekt- och timrapportering. Ibland krävs manuella importer och exporter av data in till ekonomisystemet. Data kan även behöva berikas eller kompletteras.
Det som du eftersträva är att underlaget för alla fakturor automatiskt samlas på ett huvudställe/mastersystem så att data är så aktuell, komplett och enhetlig som möjligt.
Platsen där data samlas ska vara möjlig att integrera med andra system. Allt detta ligger sedan som grund för automatisering av din fakturadistribution. De flesta moderna affärssystem uppfyller kraven på integrationer och har ibland färdiga integrationer eller APIer som kan användas för att bygga kopplingar för dataimport och export.
De vanligaste kanalerna för fakturering
De vanligaste kanalerna för fakturering är brev, e-post och e-faktura. Detta kompletteras ibland av e-brevlådor som Kivra och stödkanaler som exempelvis SMS och pushnotiser i appar.
Komplexiteten ökar avsevärt om brevfaktureringen ska göras genom olika länder, och om e-fakturorna ska levereras i olika format och till både företags- och konsumentkunder. Vill du sedan ha möjlighet att testa olika successionsordningar för kanalerna i distributionen mot dina gäldenärer, så ställs ytterligare krav på din kunddata.
Olika typer av samarbetspartners för fakturering
Komplexiteten i distribution gör ofta att man väljer flera nischpartners: en för brev, en för e-faktura och en för e-post. Ibland väljs kanaler bort för att minska komplexiteten, vilket sker på bekostnad av kundens valfrihet och ett mindre optimerat flöde.
Det finns även möjlighet att använda sig av fakturadistributörer som stödjer flera kanaler och som har egna så kallade fakturaväxlar för e-faktura. Denna typ av partners minskar antalet leverantörer du behöver använda. Snabbhet, transparens och överblick är däremot fortfarande lidande jämfört med en helintegrerad lösning.
Det kan verka frestande och ibland även vara nödvändigt att använda flera leverantörer för distribution. Precis som vi nämnde i föregående steg har du mycket att hämta om du undviker att lagra data i separata silos som inte kommunicerar med varandra. Det försvårar nämligen arbetet med att skapa överblick, kontroll och automatisera kundreskontran.
Fortsätt läsa i vår guide
Fortsätt läsa om distribution och få överblick över hela fakturaflödet. Ladda ner hela artikelserien som en pdf-fil.
