Det går inte en timme utan att någon självutnämnd guru postar ett inlägg i sociala medier om digitaliseringens förträfflighet och varför den är lösningen på alla problem. Men faktum är att digitaliseringen inte är lösningen på alla problem, för ofta glömmer man bort en viktig faktor i ekvationen: nämligen människan. Nu lät det som att människan skulle vara ett problem, så är inte fallet. Vi tror du förstår hur vi menar 😊
Sållar du dig till den skaran som snarare känner oro och stress, istället för entusiasm och nyfikenhet, när du hör ordet digitalisering i samband med ekonomi? Om ja, så ska du fortsätta läsa. Denna artikel är för dig. Du kommer lära dig hur du kan digitalisera på ett enkelt sätt utan att behöva lära dig massa komplicerade termer och få huvudvärk. Vi kommer hjälpa dig med att ställa krav på leverantörer samt förklara några vanliga begrepp i samband med digitalisering och ekonomi.
Rätt gjort så är digitalisering något som personalen verkligen uppskattar. Det är inte något som tar deras jobb, det är något som gör deras jobb roligare och ännu mer givande! Man kan köpa in de bästa systemen, men utan bra användarvänlighet och rätt inställning i företaget, så är systemen värdelösa.
Exempel på effekter av bra digitalisering på ekonomiavdelningen:
- Repetitiva uppgifter automatiseras
- Personalen får en sänkt stressnivå av systemen
- Personalen får mer tid till analys och andra arbetsuppgifter
- Personalen får en tydligare överblick och kontroll
- Flera system samarbetar automatiskt
Ifrågasättande på ekonomiavdelningen är ett sunt tecken
Att inte ifrågasätta när någon kommer in och vill justera bland det heligaste man har i företaget, vore allt annat än sunt. Ekonomi är ett känsligt område och en viktig kugge i ett välsmort företagsmaskineri. Är det gnissel i ekonomimaskineriet så påverkas hela företaget.
Samtidigt finns det många rutiner och metoder på en ekonomiavdelning som idag kan göras mycket smidigare med hjälp av digitaliseringen, utan att göra någon arbetslös eller sönderstressad av systemstress. Det finns några frågor som du alltid ska ställa dig själv och till en potentiell leverantör för att vara säker på att det är digitalisering som hjälper och inte stjälper.
Frågor att utgå från när det kommer till ekonomi och digitalisering:
Se upp för låtsas-automatisering. Gör man vad man lovar?
Ibland utger sig leverantörer för att vara lösningen på alla dina problem, när de i själva verket blir upphov till en rad nya. Var noga med att fråga hur mycket av en process som en leverantör automatiserar. Ta exempelvis faktureringen. Hämtar systemet fakturorna från ditt affärssystem eller måste du exportera och importera fakturor?
Är systemet användarvänligt, eller undviker leverantören ämnet?
Som vi varit inne på tidigare, de bästa systemen kan vara värdelösa om ingen använder dem. En ytterst viktig faktor för att digitaliseringen ska fungera är att systemen ska vara enkla att använda. De ska kräva så lite förklaring som möjligt.
Undviker leverantören att visa sina system? Då är det antagligen ett tecken på att det är komplicerat att lära sig. Vissa går till och med så långt att de säljer utbildningar för sina system, och då tycker i alla fall vi att man har missat idén om att förenkla genom digitalisering.
Är man fastbunden eller fri från begränsande system?
En del nya leverantörer har byggt sina tjänster på öppen teknik som är mer kompatibel än lite äldre system. Ta fakturering som exempel. Om du köper in ett system för att sköta distributionen av din fakturering, och detta system är sammankopplat med ditt ekonomisystem. Vad händer om ni bestämmer er för att byta ekonomisystem? Har leverantören stöd för detta.
En annan aspekt är om leverantören är fastlåst i gamla standarder. Har de byggt systemet ovanpå något modernt, eller något ålderdomligt som inte klarar av anpassning? Fråga alltid leverantören om de stödjer flera system och vilka standarder som deras lösning är byggd på, om det är egenutvecklat eller från någon underleverantör.
Pratar man på ert språk eller gömmer sig bakom facktermer?
En bidragande faktor till att många blir avskräckta från att digitalisera och automatisera sina processer är att leverantörerna pratar ett helt annat språk. Det är lite som om ekonomiavdelningen skulle ringa upp en utvecklingsavdelning och börja prata om automatkontering, kundreskontra och FIFO-principen. Om en leverantör pratar ett språk som du förstår redan i införsäljningen, är det ofta ett tecken på att de förstår sin målgrupp och har byggt ett system därefter.
Hur ser avtalen ut, binds ni upp i knepiga löptider?
Vad som ibland kan låta som ett bra pris kan snabbt bli dyrt om ni binds upp i långa bindningstider och med abonnemangskostnader. Kontrollera alltid detta och uppsägningstiden samt om ni aktivt måste förnya ett avtal eller om det automatförnyas.
Tillför lösningen er yrkesroll och organisation något?
Man ska inte digitalisera bara för sakens skull. Var nyfiken, ställ frågor kring vad leverantörens system verkligen gör för er som arbetar med ekonomi och för företaget i stort. Om inte systemet förenklar en arbetsprocess, sparar in tid eller pengar, ja då kostar det antagligen mer än vad det smakar i slutändan.
Hur ser leverantörens support ut?
Vi har redan pratat om hur viktigt det är att leverantörens system är enkla att förstå och arbeta i. Trots det kommer man inte ifrån att det ibland dyker upp frågor. Därför behöver du undersöka hur leverantörens supportvillkor ser ut. Kostar deras support kanske rentav pengar? Kan du nå dem via telefon, eller hänvisar de enbart till mejl?
Vill du få alla tipsen + en praktisk ordlista inom digitaliseringen av ekonomi?
Ladda ner vår kostnadsfria miniguide om digitaliseringen av ekonomi, så får du hela vår sammanfattning + ordlistan.
